Donedavan, sportski menadžeri su mogli da uspešno vode svoje organizacije reagujući i iščekujući promene u sociokulturnim sklonostima sportske publike (Pociello), troškova i cena. Takav reaktivni stil menadžmenta bio je dovoljan da održi aktivnosti sportske organizacije u zadovoljavajućem okviru. Danas promene nastupaju brzo i iz više pravaca. Reaktivni menadžer se u takvim okolnostima teško snalazi, nije u stanju da preduzme neophodna prilagođavanja i zato gubi klijente, publiku i sponzore.
Proaktivno planiranje je predviđanje budućih događaja. Odluke su zasnovane na predviđanjima budućih stanja okruženja nasuprot reagovanju na različite krize kada one već nastupe. Proaktivno planiranje u nestabilnom, tehnološki podsticanom poslovnom okruženju je kritično za postizanje uspeha u skoro svim delatnostima. Takvo planiranje zahteva analiziranje snaga koje deluju u okruženju i pravovremeno donošenje odluka o alokaciji resursa.
Planiranje se opisuje kao "proces samo - ispitivanja, suočavanja sa teškim izborima i utvrđivanja prioriteta". Predvodnici organizacije predviđaju njenu budućnost i razgrađuju neophodne procedure i aktivnosti za ostvarivanje ove budućnosti. Planiranje može da se definiše kao razmatranje:
- Gde smo sada
- Gde želimo da stignemo
- Kako ćemo tamo da stignemo
- Kako ćemo znati da smo tamo stigli
Planiranje predstavlja složenu funkcija menadžmenta koja se u realizaciji ispoljava kroz: predviđanje, odlučivanje, strategijsko planiranje, operativno planiranje i dr. Radna definicija planiranja obuhvata razmatranje sledećih pitanja:
- Šta su naše osnovne vrednosti? U šta smo uvereni? Šta je filozofija i svrha naše organizacije?
- Radi koga postojimo? Šta je naša svrha?
- Gde smo sada? Koje su naše snage i slabosti?
- Gde želimo da stignemo? Koji su naši ciljevi?
- Kako ćemo tamo stići? Koji su naši zadaci i strategije?
- Kako ćemo doneti odluke? Koja je struktura naše organizacije?
- Kako ćemo znati da smo tamo stigli?
Mnogi teoretičari shvataju planiranje kao linearni (jednosmerni) proces. Oni smatraju da taj proces ima početak i kraj i da svaki korak mora da se završi pre nego što sledeći počne. U stvarnosti najčešće dolazimo do zaključka da je takav pristup planiranju nemoguć. U mnogo slučajeva planiranje se postiže bez napisane filozofije i dobro promišljenih ciljeva. Delatnosti počinju sa počinju sa postavljanjem ciljeva za narednu godinu a filozofija i izjava o misiji mogu da razrade kasnije. Takođe ne mora, da jedna faza mora de se završi pre nego što naredna može da se preduzme.
Filozofija i ciljevi sportske organizacije treba da se preispituju najmanje jednom u dve godine kako bi novi članovi uprave i kadrovi (stručnjaci) bili u toku i imali solidno razumevanje vrednosti organizacije. Ciljevi treba da se postavljaju godišnje za organizaciju kao celinu, kao i za svaki projekat i poseban program koji organizacija preduzima. Evaluacija treba da se vrši kao stalan proces tokom čitave godine.
U integralnom pristupu planiranju organizaciono planiranje ili strategijski aspekt planiranja obuhvata formulaciju misije, filozofije, ciljeva i strategija (trajni planski dokumenti, revidiraju se i inoviraju u intervalima od 2-3 godine), operativno planiranje ili programiranje obuhvata neprekidni proces postavljanja i dodeljivanja zadataka, realizaciju aktivnosti, vremenskih rasporeda, delovanje strukture i stalnu evaluaciju planova.
Strategijsko planiranje kao rezultat procesa strategijskog menadžmenta predstavlja proces definisanja ciljeva organizacije koji se bavi osmišljavanjem ponude, kao i određivanja izbora specifičnih sredstava kojima će se definisati ciljevi ostvariti, i kao takvo posebno dolazi do izražaja kod većih organizacija. Određivanje vizije, misije i usmeravanje akcija predstavljaju osnovne zadatke strategijskog planiranja. Izbor strategije prilikom strategijskog planiranja, ogleda se u funkciji pozicioniranja i ostvarivanja konkurentske prednosti organizacije, s obzirom da ono obuhvata analiziranje eksternog i internog okruženja.
Operativno planiranje predstavlja rad na konkretizaciji donetih odluka, sa ciljem razrade praktičnih planova i budžeta neophodnih za postizanje i izvršenje zadataka (ciljeva). Operativni planovi, kao rezultat procesa operativnog planiranja, imaju užu obuhvatnost u odnosu na strategijske planove. Operativni planovi po pravilu se odnose na planove mesta (okruženja), planove dodatnih usluga, planove tehničke podrške, kao i planove kvaliteta usluge i proizvoda.
